Cómo elegir gestoría o asesoría: qué preguntar y qué pedir por escrito

Gestor administrativo o asesoría: qué los diferencia

En el día a día se habla de gestoría y de asesoría casi como si fueran lo mismo, pero no siempre lo son. El gestor administrativo ejerce una profesión colegiada con estatuto propio (Decreto 424/1963): son profesionales que, de forma habitual y retribuida, promueven, solicitan y realizan trámites ante cualquier Administración pública en nombre de sus clientes, sin invadir la técnica jurídica reservada a la abogacía, y les informan del estado de cada procedimiento. Actúan, por tanto, como sus representantes ante la Administración.

Para ejercer como gestor administrativo hay que superar las pruebas de aptitud que se convoquen o cursar el Máster Universitario Oficial en Gestión Administrativa reconocido por el Consejo General, obtener el título de Gestor Administrativo y colegiarse en uno de los 22 colegios de España. Basta con estar colegiado en el colegio del domicilio profesional principal para ejercer en todo el territorio.

Una asesoría, en cambio, puede estar formada por otros profesionales, como asesores fiscales o contables. Ante Hacienda, cualquier contribuyente puede actuar por medio de un representante, que puede ser un asesor fiscal. La Agencia Tributaria y el Foro de Asociaciones y Colegios de Profesionales Tributarios tienen además un Código de Buenas Prácticas de Profesionales Tributarios, de adhesión voluntaria, por el que el profesional se compromete, entre otras cosas, a desaconsejar las prácticas fraudulentas y no colaborar en ellas, y a mantener su formación al día. Puedes preguntar al despacho si está adherido.

En cualquier caso, la pregunta clave es la misma: quién firmará y presentará tus trámites y con qué título. Si además dudas entre una gestoría que trabaje a distancia y una de tu barrio, te puede ayudar nuestro artículo sobre gestoría online o presencial.

Comprueba la colegiación y el seguro

Todos los colegios profesionales deben ofrecer, de forma gratuita y a través de su ventanilla única, un registro de colegiados actualizado con el nombre, el número de colegiado, los títulos, el domicilio profesional y la situación de habilitación (Ley de Colegios Profesionales, artículo 10). En el caso de los gestores administrativos, el registro nacional de gestores y sociedades profesionales se consulta en registro-gestores.org, al que también se accede desde la ventanilla única del Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos.

Pregunta también por el seguro. Los gestores administrativos están obligados a tener un seguro que cubra la responsabilidad en que puedan incurrir en el ejercicio de la profesión, con la cuantía mínima que fija el Consejo General. La colegiación implica, además, someterse a un código ético y contratar esa póliza.

Si te atiende una asesoría formada por otros profesionales, pregunta igualmente quién llevará tu caso, con qué titulación y si tiene contratado un seguro de responsabilidad.

Pide el precio y las condiciones por escrito

Los honorarios son libres: los colegios profesionales no pueden fijar baremos orientativos ni recomendaciones sobre honorarios (Ley de Colegios Profesionales, artículo 14). Por eso conviene comparar varias propuestas y pedir siempre el precio por escrito.

La ley te respalda. Todo prestador de servicios debe informarte antes del contrato de su identidad y su NIF, del colegio profesional al que pertenece (en las profesiones reguladas), de sus condiciones generales, del precio completo con impuestos si lo tiene fijado y, en su caso, de su seguro. Si el precio no está fijado, debe darte, cuando lo pidas, el método para calcularlo o un presupuesto suficientemente detallado (Ley 17/2009, artículo 22).

Antes de firmar, pide por escrito:

• El precio o un presupuesto detallado, con los servicios incluidos y lo que se cobra aparte.
• Los datos del profesional y de su colegio.
• El seguro de responsabilidad.
• La forma en que actuará ante Hacienda: colaboración social o apoderamiento.
• Si va a manejar datos de tus trabajadores o de tus clientes, el contrato de encargo del tratamiento de datos.

Si comparas varias gestorías, plantea a todas las mismas preguntas y pídeles el presupuesto sobre los mismos servicios. Así verás con claridad qué incluye cada una y qué tendrías que pagar aparte.

Cómo actuará la gestoría ante Hacienda

Para presentar declaraciones en tu nombre, la gestoría puede usar dos vías, y conviene que sepas cuál utilizará la tuya.

Colaboración social. Asociaciones, colegios y profesionales firman acuerdos con la Agencia Tributaria para presentar por vía telemática declaraciones y otros documentos en representación de terceros (Ley General Tributaria, artículo 92), siempre con la autorización previa del contribuyente. Los empleados de la gestoría pueden actuar con su propio certificado mediante la llamada «colaboración social delegada».

Apoderamiento. También puedes otorgar a la gestoría un poder en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria, por internet con identificación electrónica, en sus oficinas o mediante documento notarial. Los poderes inscritos desde el 2 de abril de 2021 tienen una vigencia máxima de cinco años, prorrogable; los anteriores que no se prorrogaron perdieron efectividad el 2 de abril de 2026. Si tu gestoría actuaba con un poder antiguo, comprueba que sigue en vigor. Puedes revocar un apoderamiento cuando quieras, y la revocación surte efecto desde que se comunica a la Agencia Tributaria.

La documentación que te pedirán

No te extrañes si, antes de aceptar el encargo, la asesoría te pide documentación de identidad, de la empresa y de tu actividad. Los contables externos y los asesores fiscales son sujetos obligados de la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales: deben identificar al cliente y al titular real y conocer el propósito de la relación de negocio.

Si la gestoría va a tratar datos personales por cuenta tuya, por ejemplo para hacer las nóminas de tus trabajadores, actúa como encargada del tratamiento. Esa relación debe regularse en un contrato o acto jurídico de encargo del tratamiento con el contenido mínimo del artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos, y a ti, como responsable, te corresponde elegir un encargado que ofrezca garantías suficientes. La Agencia Española de Protección de Datos publica unas directrices para elaborar estos contratos.

El calendario básico del autónomo

Aunque la gestoría presente tus declaraciones, conviene que conozcas los plazos principales, porque el obligado tributario sigues siendo tú:

• IVA (modelo 303). Se presenta en los veinte primeros días naturales del mes siguiente a cada trimestre; el del cuarto trimestre, hasta el 30 de enero. En 2026, el plazo del tercer trimestre vence el 20 de octubre.
• Pago fraccionado del IRPF (modelo 130). Es el modelo que corresponde a la estimación directa, y su cálculo se basa en el 20 % del rendimiento neto acumulado en el año. En 2026, el del tercer trimestre vence también el 20 de octubre. Los profesionales no tienen que hacer pagos fraccionados si el año anterior al menos el 70 % de sus ingresos tuvo retención.
• Cotización a la Seguridad Social. Desde 2023 los autónomos cotizan según sus rendimientos netos: eligen una base dentro de una tabla general o reducida de tramos, pueden cambiarla durante el año para ajustarla a sus previsiones y, al año siguiente, la Seguridad Social regulariza con los datos que le comunica Hacienda.

También hay que conservar la documentación. Los empresarios deben guardar los libros, la correspondencia y los justificantes de su negocio durante seis años (Código de Comercio, artículo 30), y las facturas expedidas y recibidas durante el plazo que marca la Ley General Tributaria, cuyo plazo general de prescripción es de cuatro años. Si tu gestoría custodia esos documentos, recuerda que son tuyos.

Verifactu y factura electrónica: las fechas en vigor

Dos novedades afectan a la facturación de autónomos y empresas, y conviene hablarlas con la gestoría antes de contratarla.

Verifactu. El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023), conocido como Verifactu, obliga a adaptar los programas de facturación. Según el Real Decreto-ley 15/2025, en vigor a 19 de octubre de 2026, las sociedades deben tener adaptado su programa antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, incluidos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció su intención de aplazar estas obligaciones, pero ese aplazamiento no se ha aprobado en el BOE: mientras no se publique, las fechas vigentes son las de 2027.

Factura electrónica entre empresarios y profesionales. La regula el Real Decreto 238/2026, y sus plazos empezaron a contar con la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026. Será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quienes facturen más de 8 millones de euros al año y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto. Las personas físicas tendrán que informar además del estado de pago de sus facturas desde el 6 de octubre de 2029.

Obligación	A quién afecta	Fecha publicada en el BOE
Programa de facturación adaptado a Verifactu	Sociedades	Antes del 1 de enero de 2027
Programa de facturación adaptado a Verifactu	Resto de obligados, incluidos los autónomos	Antes del 1 de julio de 2027
Factura electrónica entre empresarios y profesionales	Quienes facturan más de 8 millones de euros al año	Desde el 6 de octubre de 2027
Factura electrónica entre empresarios y profesionales	Resto de empresarios y profesionales	Desde el 6 de octubre de 2028
Informar del estado de pago de las facturas	Personas físicas	Desde el 6 de octubre de 2029

Pregunta a la gestoría cómo te ayudará a adaptarte y, antes de cada plazo, confirma con ella si se ha publicado algún cambio en el BOE.

Errores, quejas y cambio de gestoría

Aunque la gestoría presente tus declaraciones, ante Hacienda el obligado tributario sigues siendo tú. Si el profesional comete un error por negligencia, puedes reclamarle los daños y perjuicios por la vía de la responsabilidad contractual del Código Civil; en el caso de los gestores administrativos, el seguro de responsabilidad obligatorio cubre ese riesgo.

Si tienes un problema con un profesional colegiado, puedes presentar una queja ante su colegio. La ley obliga a los colegios a disponer de un servicio de atención a los consumidores que tramite y resuelva las reclamaciones sobre la actividad de sus colegiados, también por vía electrónica (Ley de Colegios Profesionales, artículo 12). El Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos ofrece un formulario de consultas, quejas y reclamaciones, e indica que también puedes acudir a una asociación de consumidores.

Si decides cambiar de gestoría, hazlo con orden:

• Pide la devolución completa de tu documentación: los libros, las facturas y los justificantes son tuyos y debes seguir conservándolos.
• Revoca los apoderamientos que hayas otorgado en la Agencia Tributaria, por internet con tu identificación electrónica, en una oficina o ante notario. La revocación surte efecto desde que se comunica.
• Facilita a la nueva gestoría lo que necesite para actuar en tu nombre, ya sea tu autorización para la colaboración social o un nuevo apoderamiento.

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